Politique de confidentialité

Introduction

Qui sommes-nous ?

Vertimac BV (ci-après "Vertimac", "nous", ou "notre société") attache une grande importance à votre vie privée et considère qu'il est important que vos données (ci-après "vos données") soient toujours traitées avec le soin et la confidentialité nécessaires.

Cette déclaration de confidentialité (ci-après dénommée "Déclaration de Confidentialité") explique comment nous traitons vos données et quels sont vos droits à cet égard. Si vous avez encore des questions après la lecture de cette Déclaration de Confidentialité, vous pouvez bien entendu toujours nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous :

Par courrier : Vertimac, Industrielaan 30, 8790 Waregem, Belgique
Par e-mail : privacy@vertimac.com
Par téléphone : 056 77 26 66

Que signifie 'traitement des données' ?

Le traitement de vos données inclut tout traitement de données pouvant vous identifier en tant que personne physique. Vous pouvez en savoir plus sur ces données dans cette Déclaration de Confidentialité. Le terme "traitement" est très large et couvre, entre autres, la collecte, le stockage, l'utilisation ou la distribution de vos données.

À qui et quand s'applique cette Déclaration de Confidentialité ?

Cette Déclaration de Confidentialité s'applique dans les cas où Vertimac est responsable du traitement de vos données. Cela signifie que Vertimac détermine l'objectif et les moyens (ou le "pourquoi" et le "comment") du traitement de vos données.

Concrètement, cette Déclaration de Confidentialité s'applique au traitement de données relatives aux visiteurs du site web, prospects, clients, partenaires commerciaux, employés et candidats. Si cela concerne une entreprise, nous traitons toujours les données de nos contacts de ces entreprises.

Pour le traitement de données par l'utilisation de cookies, nous vous renvoyons à notre Déclaration de Cookies, qui fait partie intégrante de cette Déclaration de Confidentialité.

Ce que nous faisons de vos données

Quand collectons-nous vos données ?

Nous pouvons traiter des données vous concernant si :

vous visitez ou utilisez notre site web www.vertimac.com (ci-après le "Site Web") ou notre plateforme www.platformparts.com ;
vous nous contactez ou avez contacté ;
- Par exemple, remplir notre formulaire de contact sur le Site Web ;
- Par exemple, une visite dans nos locaux ;
nous vous livrons ou avons livré l'un de nos produits et/ou services, où vous avez peut-être passé votre commande via la plateforme ;
vous êtes notre contact pour l'un de nos prospects, clients ou partenaires commerciaux ;
nous pourrions vous fournir des produits et/ou services à l'avenir ;
vous êtes l'un de nos employés, soit en tant qu'employé soit en tant que travailleur indépendant ;
vous nous contactez en vue de démarrer une procédure de candidature ;
vous, en tant que candidat, serez référé à nous par le biais notamment d'agences de sélection ou de travail temporaire.

Quelles données pouvons-nous collecter ?

Ci-dessous, nous clarifions quelles données nous pouvons traiter à votre sujet. Selon votre relation avec Vertimac et la situation spécifique, nous ne traiterons pas toutes vos données ci-dessous.

Utilisateurs du Site Web et de la Plateforme

Informations d'identification électronique : y compris l'adresse IP, le type de navigateur, les informations de localisation, l'information de connexion pour appareil mobile;
Informations sur votre utilisation du site web et de la plateforme : y compris comment vous accédez au site web ou à la plateforme, les pages web visitées, la façon dont vous naviguez sur les pages web visitées.

Comme nous dépendons de l'utilisation de cookies pour traiter les données ci-dessus, veuillez vous référer à notre Déclaration de Cookies pour plus d'explications.

(Contacts chez) Prospects, clients et partenaires commerciaux ; employés et candidats

données d'identification: notamment les données de carte d'identité, une copie de votre carte d'identité (par exemple pour vérifier votre identité lorsque vous souhaitez exercer l'un de vos droits en tant que personne concernée sur la base du RGPD) ;
informations de contact : par ex. nom de famille, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction ;
historique des contacts : communications envoyées et reçues (par exemple des messages e-mail, messages envoyés via le formulaire de contact sur notre Site Web) ;
enregistrements d'images : y compris les images fixes ou les images vidéo dans le cadre de la vidéosurveillance ;

Pour les catégories suivantes de personnes, nous pouvons en outre traiter les données ci-dessous :

Clients

données relatives à des condamnations pénales et infractions : y compris les infractions au code de la route avec du matériel loué.

Employés

coordonnées de vos proches ;
données personnelles : y compris l'âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l'état civil, la nationalité ;
données relatives au travail : par ex. curriculum vitae, formation, certificats, connaissances linguistiques, carrière professionnelle, activités professionnelles, compétences professionnelles, publications, salaire, rapports d'évaluation et de développement, horaires de travail, politique de congés ;
vos communications professionnelles par e-mail et votre utilisation d'Internet et des appareils électroniques ;
informations relatives à votre recrutement : y compris la date de recrutement, la méthode de recrutement, la source de recrutement, les références, les détails de toute période d'essai ;
données relatives à la résiliation de la relation de travail ou de notre coopération : par ex. date de départ, motif de départ, période de préavis accordée, conditions de résiliation ;
profil de personnalité : y compris les loisirs, les activités sociales, la personnalité ;
photos : par ex., photographies ou séquences vidéo prises dans le cadre des opérations commerciales (par ex. pour votre profil sur notre Site Web, des éléments d'actualités sur notre Site Web, des vidéos d'entreprise ou d'autres communications commerciales externes), photographies ou séquences vidéo qui tombent en dehors du cadre de nos opérations commerciales (par ex. fêtes du personnel, team building) ;
données médicales : y compris les notes du médecin, les rapports et les administrations en cas d'accidents du travail, les rapports du médecin du travail ;
données relatives à des condamnations pénales et infractions : y compris les infractions au code de la route impliquant des véhicules commerciaux.

Candidats

données personnelles : y compris l'âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l'état civil, la nationalité ;
données relatives au travail : par ex. curriculum vitae, formations, certificats et listes de scores, compétences linguistiques, carrière professionnelle, publications ;
profil de personnalité : y compris la motivation, les loisirs, les activités sociales, la personnalité ;
Photos : y compris les photographies ou les images vidéo que vous nous fourniriez vous-même dans le cadre de votre candidature ;
coordonnées de vos références.

Sur quelles bases légales utilisons-nous pour traiter vos données ?

Général

Nous traiterons vos données uniquement à des fins légitimes, dont le traitement sera toujours basé sur les bases légales énumérées dans le Règlement Général sur la Protection des Données (le RGPD). Les bases légales sur lesquelles nous nous appuyons sont expliquées ci-dessous en fonction de votre relation avec Vertimac.

Là où nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en nous contactant. Si vous retirez votre consentement verbalement, veuillez le confirmer par écrit, par e-mail ou par courrier.

Là où nous nous appuyons sur les bases légales pour traiter nos intérêts légitimes, nous limiterons l'impact que cela peut avoir sur votre vie privée en minimisant notre utilisation des données concernées et en prenant des mesures appropriées pour empêcher toute utilisation non autorisée, telles que des mesures d'accès et de sécurité. En outre, vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données basé sur nos intérêts légitimes.

(Contacts chez) Prospects, clients et partenaires commerciaux

Dans le cadre de nos activités commerciales, nous traitons vos données parce qu'elles sont nécessaires à la conclusion, à l'exécution ou à la résiliation d'un accord avec nos clients et partenaires commerciaux et afin de pouvoir vous fournir nos produits et/ou services. En outre, si nécessaire, le traitement est basé sur votre consentement. Le cas échéant, nous traitons également vos données pour nous conformer à nos obligations légales. C'est le cas, par exemple, lorsque nous sommes obligés de divulguer l'identité du conducteur du matériel loué par nous aux services compétents si une infraction au code de la route a été commise.

Enfin, nous utilisons vos données sur la base de nos intérêts légitimes, qui dans des cas spécifiques l'emportent sur tout préjudice éventuel à vos droits. Dans le cadre de nos relations commerciales, par exemple, nous utilisons vos coordonnées pour vous envoyer des newsletters si vous êtes déjà un client chez nous ou avez déjà fait le premier pas vers l'achat possible d'un produit ou service chez nous. Vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire via le lien prévu au bas de chaque e-mail de ce type. En outre, il est possible que nous vous contactions après la livraison d'un produit ou service pour obtenir votre retour en tant que client ou partenaire commercial. Sur cette base, nous pouvons évaluer nos activités commerciales et améliorer l'offre.

Employés

Dans le cadre de la gestion de nos employés, nous traitons vos données car cela est nécessaire à l'exécution du contrat de travail ou de coopération que nous avons conclu entre nous. Nous traitons également vos données pour nous conformer à nos obligations légales en tant qu'employeur.

De plus, sur la base de nos intérêts légitimes en tant qu'entreprise, nous pouvons également prendre des photographies et/ou des séquences vidéo sur lesquelles vous pouvez être représenté dans le contexte de nos opérations commerciales ou d'activités qui sortent de ce contexte (par exemple, des fêtes du personnel ou team building). Ces images peuvent être mises à disposition en interne via notre intranet. Cependant, si nous souhaitons utiliser des photographies ou des images vidéo de vous (aussi) affichées dans des communications d'entreprise externes (par ex. pour votre profil sur notre site web, des vidéos d'entreprise ou d'autres communications d'entreprise externes), nous demanderons votre permission avant une telle utilisation.

Nous traitons vos données médicales sur la base, entre autres, de nos obligations dans le domaine du droit du travail, à des fins de médecine du travail, et de l'évaluation de votre aptitude au travail.

Nous ne traiterons vos données relatives à des condamnations pénales et infractions que dans la mesure permise par la loi et les autres réglementations applicables, en particulier dans la mesure nécessaire à la gestion de nos propres litiges, ou pour indiquer que nous ne devrions pas être impliqués dans de tels litiges.

Candidats

Dans le cadre d'une procédure de candidature, nous traitons vos données sur la base de votre consentement.

Lorsque vous postulez par l'intermédiaire d'un tiers (par ex. une agence de sélection ou d'intérim), vous donnez, dans les limites de leur propre politique et déclaration de confidentialité, la permission, le cas échéant, à ce tiers de nous transférer les données afin que nous puissions examiner votre candidature.

Pourquoi collectons-nous vos données ?

Nous collectons vos données à des fins diverses. Une distinction est faite ci-dessous entre le traitement des données relatives à nos prospects, clients, partenaires commerciaux et candidats d'une part, et nos employés d'autre part.

(Contacts chez) Prospects, clients et partenaires commerciaux ; candidats

fins opérationnelles : entre autres, pour l'optimisation de nos sites web, à des fins statistiques et de recherche de marché, afin de maintenir nos services conviviaux, répondre à votre question de contact, examiner votre candidature ;
fins commerciales : entre autres, pour communiquer avec vous au sujet de nos produits et/ou services et pour vous les fournir ou vous en permettre l'utilisation, pour vous informer de nos politiques et de nos conditions générales, pour développer et gérer les relations avec nos clients potentiels et existants, ainsi que pour facturer les produits et/ou services livrés.
fins commerciales : par ex. l'envoi de communications marketing par e-mail ou par courrier (par ex. newsletters) pour enregistrer votre abonnement à l'un des événements que nous organisons.
Fins légales ou judiciaires : notamment pour des raisons légales et procédurales, pour se conformer aux lois et ordres gouvernementaux ; ou pour se conformer à nos exigences internes et externes d'audit, de sécurité de l'information, ou pour protéger ou faire valoir nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou notre propriété, ou ceux d'autres personnes.

Employés

fins opérationnelles : entre autres, vous contacter, suivre vos e-mails et documents dans le cadre de votre travail, à des fins de sécurité comme le contrôle d'accès, se conformer à nos obligations légales envers, entre autres, les autorités fiscales et sociales ;
Fins commerciales : entre autres, gérer les relations d'emploi avec nos employés, gérer la collaboration avec nos consultants, remplir nos obligations en vertu du contrat de travail ou de conseil (par ex. administration des paies), surveiller les performances de l'emploi, échanger des données avec des sociétés de crédit-bail pour voitures de société et assureurs.
fins commerciales : par ex. l'utilisation de votre photo dans les communications d'entreprise externes.

Si nous souhaitons traiter vos données à une fin autre que celle pour laquelle les données ont été obtenues, nous vous contacterons avant de traiter ces données davantage.

Combien de temps gardons-nous vos données ?

Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou traitées.

Si le traitement de vos données n'est plus nécessaire, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes. Si cela est (techniquement) impossible, par exemple parce que vos données sont stockées dans des archives de sauvegarde, nous conserverons vos données mais ne les traiterons plus et les supprimerons dès que possible.

Dans le cadre d'une procédure de candidature, nous conserverons vos données pour une période raisonnable en cas de non-coopération initiale. Nous ferons cela afin de pouvoir vous informer pendant cette période de toute nouvelle et potentiellement convenable opportunité de carrière au sein de Vertimac.

De qui recevons-nous vos données ?

Nous obtenons vos données directement de vous, de sources publiques ou de tiers (par exemple, d'une agence de sélection ou d'intérim si vous postulez chez nous par le biais d'une telle agence).

Lorsque nous obtenons vos informations de tiers, nous avons des partenariats avec divers partenaires tels que des entreprises spécialisées dans la collecte d'informations sur les entreprises ou fournissant des listes de prospection, et d'autres fournisseurs de données. Lorsque nous recevons des informations d'un tiers, nous le faisons dans les limites de la propre politique et déclaration de confidentialité de ce tiers.

Lorsque nous obtenons vos données de sources publiques, cela inclut la consultation de la Banque-Carrefour des Entreprises, des communiqués de presse et d'autres informations publiquement disponibles. Cela peut impliquer, par exemple, la consultation de votre profil sur des canaux de médias sociaux professionnels dans le cadre d'une candidature.

En outre, certaines données sont collectées lors de l'utilisation de notre site Web à travers l'utilisation de cookies ou de technologies similaires. Veuillez vous référer à notre Déclaration de Cookies pour plus d'explications.

Où stockons-nous vos données ?

Nous stockons vos données principalement sur notre serveur de données interne et hautement sécurisé.

Cependant, nous externalisons une partie de notre traitement, y compris la gestion de notre Site Web et de la Plateforme, à des tiers. Tout fournisseur de services externe agit en tant que sous-traitant de données à notre égard (voir le point G).

Nous et nos sous-traitants avons pris les mesures physiques nécessaires et techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre toute perte ou forme de traitement illégal. Nous limitons l'accès aux données au personnel et aux tiers s'ils ont besoin de cet accès pour des motifs commerciaux légitimes et pertinents.

Partageons-nous vos données avec des tiers ?

Nous ne transmettrons pas vos données à des tiers, à moins d'y être obligés par la loi, vous nous avez donné votre consentement, ou cela est nécessaire pour l'une des finalités susmentionnées. Lorsqu'il s'agit de se conformer à nos obligations légales, nous soulignons comme exemple l'obligation de divulguer l'identité du conducteur de notre matériel loué si le locataire commet une infraction au code de la route en le faisant.

Là où cela est nécessaire, nous faisons usage de prestataires de services externes, les soi-disant "sous-traitants", pour soutenir nos finalités opérationnelles telles que la fourniture de nos services, la gestion de nos systèmes informatiques ou l'exécution de processus commerciaux (internes) tels que le suivi de nos fichiers clients et de personnel. Si nécessaire, ces prestataires de services externes effectuent certains traitements de données pour notre compte. Nous ne partagerons vos données avec ces prestataires de services externes que dans la mesure où cela est nécessaire pour la finalité en question. Les données ne peuvent pas être utilisées par eux à d'autres fins. En outre, ces prestataires de services sont contractuellement tenus d'assurer la confidentialité de vos données par le moyen d'un "contrat de traitement" conclu avec ces parties.

Si nous transférons vos données à des sous-traitants qui les traitent en dehors de l'Espace économique européen, cela ne se fera que vers des pays où la Commission européenne a confirmé qu'ils assurent un niveau de protection adéquat de vos données, ou lorsque d'autres mesures ont été prises pour garantir le traitement légal de vos données dans ces pays tiers.

Quels sont vos droits ?

Vous avez divers droits relatifs aux données que nous traitons vous concernant. Si vous souhaitez invoquer l'un des droits suivants, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées données dans le dernier titre de cette Déclaration de Confidentialité.

Droit d'inspection et de copie

Vous avez le droit de consulter vos données et de recevoir une copie. Ce droit inclut également la possibilité de demander plus d'informations sur le traitement de vos données, y compris les catégories de données qui sont traitées sur vous et à quelles fins.

Par ex. vous demandez une copie des données que nous traitons de vous.

Droit de modification ou de rectification

Vous avez le droit de faire modifier vos données si vous pensez que nous disposons de données incorrectes.

Par ex. vous souhaitez changer votre adresse e-mail dans notre système lorsque vous passez à un autre fournisseur.

Droit d'effacement (droit à l'oubli)

Vous avez le droit de demander que nous supprimions vos données sans retard déraisonnable.

Cependant, nous ne pourrons pas toujours répondre à une telle demande, par exemple lorsque la conservation de certaines données pour une certaine période est requise par la loi.

Par ex. vous souhaitez que nous supprimions toutes les données que vous nous avez fournies dans le cadre de votre candidature.

Droit de restreindre le traitement

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données. De cette façon, le traitement est temporairement suspendu jusqu'à ce qu'il y ait, par exemple, une certitude quant à son exactitude.

Par exemple, vous allez changer de fournisseur de télécommunications, ce qui vous donnera un nouveau numéro de téléphone. Vous souhaitez arrêter le traitement jusqu'à ce que vous nous ayez communiqué ce nouveau numéro, afin que nous n'essayions pas de vous contacter sur votre numéro désactivé.

Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur nos intérêts légitimes. Cela doit être fait sur la base de raisons spécifiques liées à votre situation. Dans ce cas, nous devons arrêter le traitement, sauf si nous avons des motifs légitimes impérieux pour continuer le traitement.

Toutefois, vous pouvez toujours vous opposer à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct, après quoi nous sommes tenus d'arrêter le traitement à ces fins.

Par exemple, vous vous opposez à l'utilisation de vos données à des fins de marketing (par exemple, l'envoi de newsletters).

Droit à la portabilité

Vous avez le droit d'obtenir vos données que vous nous avez fournies vous-même, sous une forme structurée, courante et lisible par machine. De cette manière, elles peuvent être facilement transférées à une autre organisation.

Vous avez également le droit de nous demander de transférer directement vos données à une autre organisation.

Cependant, nous ne serons pas toujours en mesure d'accéder à une telle demande. Par exemple, il peut être techniquement impossible de transférer directement les données concernées à une autre organisation.

Par exemple, vous nous demandez de transférer les données que vous nous avez fournies dans le cadre d'une candidature à vous-même et à une agence intérimaire.

Toutefois, l'exercice des droits ci-dessus est soumis à certaines exceptions pour protéger l'intérêt public, nos intérêts et les intérêts d'autres personnes.

Lorsque vous faites une demande pour exercer vos droits, si nous avons des doutes sur votre identité, nous vous demanderons de la vérifier. À cette fin, nous demanderons des documents permettant de vous identifier sans doute raisonnable, comme une copie de votre carte d'identité. Nous le ferons pour éviter que vos informations ne finissent pas entre de mauvaises mains. Vous pouvez alors supprimer les données non pertinentes, telles que votre numéro de registre national et votre photo.

L'exercice de vos droits est en principe gratuit. Cependant, si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pourrons vous facturer des frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs engendrés. Dans le même cas, cependant, nous pouvons choisir de ne pas donner suite à votre demande. Le cas échéant, vous serez informé des raisons à cet effet.

Dans tous les cas, nous vous informerons toujours dans un délai d'un mois au plus tard après réception de votre demande. En cas de demandes complexes ou fréquentes, ce délai peut être prolongé à 3 mois. Dans ce dernier cas, vous serez informé de l'extension du délai de réponse.

Amendements à la Déclaration de Confidentialité

Nous pouvons décider unilatéralement d'apporter des modifications à cette déclaration de confidentialité. La version la plus récente est disponible à tout moment sur notre Site Web et notre Plateforme. La date à laquelle notre Déclaration de Confidentialité a été modifiée pour la dernière fois se trouve en bas de cette page.

Quelles sont vos options de plainte en tant que personne concernée?

Malgré nos meilleurs efforts pour protéger votre vie privée et respecter la législation en vigueur, il est possible que vous ne soyez pas d'accord avec la façon dont nous collectons, utilisons et/ou traitons vos données.

Bien sûr, vous pouvez toujours nous contacter dans ce cas, mais vous avez aussi d'autres options de plainte.

Tout d'abord, nous souhaitons rappeler nos coordonnées :

Par courrier : Vertimac, Industrielaan 30, 8790 Waregem, Belgique
Par e-mail : privacy@vertimac.com
Par téléphone : 056 77 26 66

Vous pouvez également introduire une plainte à tout moment auprès de l'Autorité de Protection des Données. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page suivante : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen. L'Autorité de Protection des Données est joignable via les coordonnées suivantes :

Par téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Par fax : +32 (0)2 274 48 35
Par e-mail : contact@apd-gba.be
Par lettre : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Si vous subissez un préjudice, il est également toujours possible de présenter une réclamation en dommages et intérêts devant le tribunal compétent.

Pour plus d'informations concernant les plaintes et les options de recours, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité de Protection des Données : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Dernière modification le : 28/07/2020